Om zicht te krijgen op zowel de uitdagingen en ervaringen met seksisme en (seksuele) intimidatie, als op de bekendheid, effectiviteit en toepassing van bestaande procedures, kan je als werkgever je personeel hierover bevragen. Dit kan door middel van een anonieme enquête volledig gewijd aan het thema, of door het toevoegen van enkele specifieke vragen rond het thema aan een al geplande welzijnsenquête. Ook via werkgroepen of interactieve workshops kan veel informatie verzameld worden en het gevoel van betrokkenheid van werknemers versterken.

Het is belangrijk om open gesprekken te stimuleren over wat als ongepast gedrag ervaren wordt: welk gedrag, welke opmerkingen of welke humor wel of niet acceptabel zijn. De leidraad die hierbij vooropstaat is de ervaring van degene die het gedrag ondergaat en dat primeert op de intentie van degene die het gedrag heeft gesteld.

Met deze informatie krijg je inzicht in de actuele situatie, de bestaande noden en ervaringen, en kan bijgevolg het organisatiebeleid hierop afgestemd worden.

Het regelmatig verzamelen en analyseren van gegevens is ook nuttig om de situatie te monitoren, en noden en verbeterpunten tijdig te detecteren en waar nodig bij te sturen (bv. op jaarlijkse basis). Het verzamelen van interne incidenten (geanonimiseerd) via, bv. de vertrouwenspersoon, de preventiediensten of een meldpunt (zie verder), vormt hiervoor een nuttig instrument.

Daarnaast maken sommige werkgevers gebruik van een register van feiten van derden. Hierin kunnen werknemers een verklaring laten opnemen over ongepast (seksueel) gedrag door derden (bv. klanten, leveranciers, patiënten) in de context van het werk.

Het voorkomen van seksisme en (seksuele) intimidatie vereist een specifieke sensibilisering en opleiding. Zorg ervoor dat alle leden van je organisatie - inclusief leidinggevenden, HR-medewerkers, vertrouwenspersonen en interne preventieadviseurs - over de nodige kennis en instrumenten beschikken om ongepast gedrag te herkennen, te voorkomen en aan te pakken.

Een opleiding hierover bevat idealiter volgende elementen:

• Leren herkennen van ongepast gedrag, of dit nu seksistisch, discriminerend of seksueel getint is, ook in digitale vorm.
• Informatie hoe je als slachtoffer of getuige adequaat kan reageren.
• Informatie over de bestaande procedure in je organisatie.
• Versterken van de rol van getuigen door hen de middelen te geven om op een constructieve en veilige manier in te grijpen.
• Bevorderen van positief gedrag door duidelijke afspraken omtrent de gewenste omgangsvormen.

Deze opleidingen worden best structureel voorzien.

Het is als werkgever erg belangrijk om regelmatig en transparant te communiceren over het (preventie)beleid, de bestaande procedures en de contactpersonen in geval van ongepast gedrag. Door een duidelijk standpunt in te nemen, neem je mogelijke twijfels en drempels weg voor werknemers die een melding zouden willen doen.

Dergelijke communicaties kunnen verschillende vormen aannemen: een maandelijks bericht via intranet, regelmatige updates tijdens teammeetings of een specifiek presentatie bij de introductie van een nieuwe medewerker.

Hoewel het wettelijk verplicht is om de contactgegevens van de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur te vermelden, gaat een speciale bijeenkomst verder dan alleen het formele aspect: het geeft deze personen een gezicht maakt hen toegankelijker en gemakkelijker aanspreekbaar. Aangezien deze meldpunten verschillende taken kunnen vervullen, zoals het helpen van werknemers om hun weg te vinden in de procedures, het doorverwijzen naar de juiste persoon, of het bieden van coaching en ondersteuning aan leidinggevenden, is het belangrijk dat zij voor iedereen herkenbaar zijn.

Regelmaat speelt hier een belangrijke rol. Door deze boodschappen regelmatig te herhalen, blijft preventie op de voorgrond staan, wordt het vertrouwen versterkt en wordt ervoor gezorgd dat iedereen op de hoogte is van de bestaande regels, procedures en concrete ondersteuning in geval van problemen.

Naast het regelmatig communiceren over preventiebeleid en de bestaande procedures, kiezen sommige werkgevers ervoor om hun aanpak te versterken met een specifieke sensibiliseringsactie. Deze is bedoeld om het bewustzijn te vergroten en de preventie van seksisme en (seksuele) intimidatie te voorkomen, of deze nu afkomstig zijn van collega's, leidinggevenden of externe derden (klanten, leveranciers, partners).

Je kan hiervoor verschillende tools gebruiken: posters in gemeenschappelijke ruimtes (kantine, gangen, toiletten), brochures en flyers, het personeelsmagazine, videoclips of communicaties via het intranet. Het is belangrijk om verschillende media en benaderingen te gebruiken zodat je iedereen bereikt.

Door het thema zichtbaar en actueel te maken, neem je als werkgever duidelijk een standpunt in: seksisme en (seksuele) intimidatie horen niet thuis in je organisatie. Tegelijkertijd geef je werknemers de nodige tools om situaties te herkennen, te benoemen en er gepast op te reageren.

Niet reageren op seksistisch gedrag, een ongepaste grap of (seksuele) intimidatie, kan een gevoel van straffeloosheid creëren. Een duidelijke en gepaste reactie is daarom essentieel.

Dit begint met het onmiddellijk aanspreken van de pleger. Een ‘onschuldige’ opmerking moet direct worden aangekaart, waarbij wordt gewezen op de regels van wederzijds respect. Voor ernstigere gevallen is het cruciaal om transparante procedures te voorzien: waarschuwingen, evenredige sancties en adequate opvolging, waarbij de pleger de kans krijgt om zijn versie van de feiten toe te lichten.

Het is eveneens van fundamenteel belang om het slachtoffer of de persoon die een incident meldt te beschermen. Deze persoon moet altijd worden geïnformeerd over zijn of haar rechten, de mogelijke rechtsmiddelen en de stappen in de procedure, maar het is aan hem of haar om te beslissen over het tempo en de omvang van de te nemen maatregelen. Er kan een “veiligheidsplan” worden opgesteld om nieuw ongepast gedrag te voorkomen en het vertrouwen te herstellen.